lunes, 13 de junio de 2011

Ciclo contable de la empresa, ejercicio económico y documentos contables:

CICLO CONTABLE DE LA EMPRESA:

Hecho económico ----> Documento probatorio-------> Asiento contable ---->Pasaje al libro mayor---> Hoja de trabajo a 8 columnas------> Asientos de ajuste----> Hoja de trabajo a 12 columnas------> Asientos de determinación y cierre de libros ------> Informes contables : ESP (Estado de situación patrimonial), ER (Estado de resultados), EEP (Estado de evaluación del patrimonio), CRB/U (Cuadro de Re-valuación y Amortización de bienes de uso), EFE (Estado de flujos de efectivo).

Hechos que se suceden en la empresa:

A- Aquellos que no modifican el patrimonio. Por ejemplo: pedido de personal, solicitud de precio, orden de venta... Son actos administrativos.

B. Aquellos que modifican el patrimonio: Hechos económicos. Pueden ser: Permutativos (modifican el patrimonio solo en calidad), modificativos (modifican el patrimonio solo en cantidad) o mixtos (modifican en cantidad y calidad).

EJERCICIO ECONÓMICO:

















Venta contado
HECHO ECONÓMICO---->COMPROBANTE----->CONTABILIDAD---------> ARCHIVO

DOCUMENTOS CONTABLES: 


Por las ventas a contado: boleta contado y devolución contado; por las de crédito: factura de crédito, nota de débito, nota de crédito y recibo oficial.


  • Boleta contado:
Documenta una boleta al contado. Por ejemplo: es la que te dan en el shopping.

  • Devolución contado:
Documenta una devolución de algo que fue vendido al contado.

  • Factura de crédito:
Documenta una venta a crédito.

  • Nota de débito:
Documenta un aumento de la deuda del cliente de cuenta corriente comercial por tres motivos: por intereses, recargos o errores de facturación cometidos por un valor menor al que correspondía.

  • Nota de crédito:
Documenta una disminución de la deuda del cliente de cuenta corriente por tres motivos: Devolución de ventas a créditos, descuentos o error de facturación cometidos por un valor mayor al que correspondía. 

  • Recibo oficial:
Documenta el pago de una deuda.


Ecuación patrimonial:

La ecuación patrimonial es la que señala que  la sustracción entre Activo y Pasivo tiene como resultante el patrimonio neto. El primero se trata de la suma entre los bienes y derechos que posee la empresa. El pasivo son las obligaciones.











Los BIENES pueden ser:
Edificio-Inmueble
Equipamiento- Maquinarias
Vehículos
Escritorios
Materia prima
Mercadería
Dinero

Los DERECHOS:
Banco-Cuenta corriente
Conforme a pagar
Cheque diferido a cobrar
Deudor por vengas
Alquiler a cobrar
Descontar adelanto de sueldos
Cobrar adelanto realizado a proveedores
I.V.A compras

Las OBLIGACIONES:
Pagar salarios, impuestos, tiempo de descanso
Conformes a pagar
Cheques diferidos
Vale bancario a pagar
Acreedores por compra.

Ejercicios:
1. Calcular el patrimonio neto de la empresa que inicia actividades aportando: mercaderías por $500, maquinarias por $3000, gastos generales por $800 (véase que no aclara si fueron pagos o no), muebles y útiles por $200, acreedores por compra por $120, dinero por $1000.








2.  Clasificar en activo y pasivo, y calcular el patrimonio neto de: mercaderías $80000, dinero en efectivo $40000, cheques de terceros $10000, muebles y útiles $15000, impuestos $1500, acreedores por compra $35000, deudores por venta $2700.












3. Calcular el valor de las mercaderías sabiendo que el patrimonio neto es de $20000 y se compone de: mercaderías, dinero en efectivo $120000, deudores por venta $80000, acreedores por compra $170000, un cheque de tercero por $50000.










*El ESTADO DE SITUACIÓN PATRIMONIAL (ESP) es el informe contable que nos dice cuál es nuestro patrimonio en un momento determinado.

Ejercicio:
Presente el ESP dada la siguiente información:
Monedas y billetes: $5000
Mercaderías: $4000
Acreedor por compras: $2000
Conformes a pagar    $1000
Interes perdido: $500
Deudor por ventas $2000

Organismos que concurro para inscribir una empresa en Uruguay




  • DGI (Dirección General de Impositiva): 
Organismo que se encarga de administrar y recaudar los tributos. Administra en seguridad pública, educación, entre otros.
 Inscripción: Otorga un número de RUT (número identificación de cada empresa formada por 12 dígitos).
Nos informa sobre los tributos relacionados al tipo de empresa.

  • BPS (Banco de Previsión Social):
Organismo que se encarga de recaudar y administrar los tributos a la seguridad social.
Inscripción: Otorga un número de empresa.
Nos informa sobre las obligaciones a pagar.
Si tenemos personal hay que darle de alto en el BPS.

  • MTSS (Ministerio de trabajo y seguridad social):
Regula lo relacionado con el trabajador y el empresario, controla el cumplimiento de las normas laborales.
Inscripción: Libro de registro laboral  donde la empresa anotará lo relativo con los trabajadores (sanciones, horas extras, accidentes...)
Si se tiene personal tendrá que adquirir la "planilla de trabajo" donde constan todos los trabajadores, sus horarios y remuneración. 

  • BSE: 
Si se tiene personal se debe contratar obligatoriamente el seguro de accidentes y enfermedades profesionales

  • Se hace un curso en la Dirección Nacional de Bomberos.
  • Si se trabaja con alimentos: Bromatología. 


Proyecto y creación de un emprendimiento económico:


Para crear un negocio se debe considerar:


  • El mercado: 

Es el conjunto de consumidores de un lugar determinado, sobre los cuales confluyen unas circunstancias concretas que pueden ser geográficas, sociales (hábitos), económicas (presión ejercida por la competencia), jurídicas (leyes vigentes), etc. Es, también, cualquier conjunto de transacciones o acuerdos de negocios entre compradores y vendedores.
El marketing designa el conjunto de actividades desarrolladas para conocer el mercado y adecuar a él los productos y servicios de la empresa. Una acción de marketing supone las siguientes etapas:
1. Determinación del mercado potencial mediante la investigación de las necesidades de los clientes
2. Definición de los gustos de los clientes.
3. Definición del producto que se les va a ofrecer.
4. Análisis de los costos del producto.
5. Estudios de los medios de venta.
6. Presentación del producto ( tamaño, embalaje, etc.)
7. Prueba del producto.
8. Fijación del precio del producto
9. Lanzamiento del producto con ayuda de la publicidad.
10.  Seguimiento del producto en el mercado.


  • La localización:


Se debe encontrar una ubicación geográfica conveniente, ya sea para la planta industrial como para el establecimiento comercial.
La localización no afecta únicamente al emprendedor, sino también a todas las actividades económicas con las cuales se mantendrán relaciones.
Es así que al Estado también le interesa la ubicación ya que, siendo esta una unidad dentro de la economía general, sus actividades repercutirán sobre el bienestar de la comunidad y es por ello, que adopta medidas de fomento o desaliento, para la radicación de empresas en determinadas zonas.
El buen emprendedor debe tener también una visión de futuro y considerar que, la ubicación más conveniente no es necesariamente la que brinda un mayor beneficio inmediato, ya que puede resultar más favorable una que presente mayores perspectivas futuras.
En el estudio del emplazamiento, se debe analizar un conjunto de variables, tal que la resultante de las mismas conduzca a la obtención del mayor beneficio.
Tanto una empresa comercial como industrial, tendrán gastos importantes derivados de sus funciones de aprovisionamiento y distribución, por lo que se pueden minimizar costos de transporte obteniendo puntos geográficos, que ofrezcan una buena ubicación con respecto a la materia prima, la mano de obra, los terrenos, etc.
No sólo resultan importantes los costos de transporte, sino que se debe considerar también, referido a la mano de obra, los grados de existencia de servicios públicos y de medios de transporte que permitan a los trabajadores el acceso al establecimiento de trabajo.
Existen variables que son fundamentales en algunos emprendimientos, como la energía eléctrica, el agua.
Finalmente hay una serie de elementos que, si bien generalmente no tienen una influencia decisiva, ocasionalmente pueden desempeñar una función importante.
Entre estos, citamos el conocimiento de la política estatal en la zona. El Estado fomenta emprendimientos en determinados sitios, para integrarlos económicamente en su territorio, para lo cual concede ventajas en los trámites de instalación, así como incentivos tributarios.
La disponibilidad y costo de los terrenos y edificios, las posibilidades de una ampliación de los mismos, el contacto del empresario con las personas e instituciones con las que se encuentra relacionado, las costumbres y condiciones de vida del lugar, el clima, son todas variables que, repetimos, pueden ejercer cierta influencia a prever en la localización del emprendimiento.
Resulta evidente que la naturaleza del emprendimiento juega un papel fundamental en la elección de los elementos a tener en cuenta para la localización. Por ejemplo: Un emprendimiento comercial observará las características del mercado consumidor, el transporte y la facilidad de acceso del público, los medios de comunicación. Por otra parte, un emprendimiento de transporte mirará variables como la infraestructura del lugar, carreteras y rutas, ríos, aeropuertos. El clima, la fertilidad de la tierra, la cercanía del lugar de consumo son informaciones que deberá recaudar un emprendimiento agrario. Uno extractivo se preocupará por el lugar en que se encuentra la materia prima.


  • El equipo y producción:


Es conveniente al seleccionar un equipo, hacer una planilla comparativa entre las diversas ofertas de maquinarias, optando por aquella que resulte más adecuada tanto técnica como económicamente.
En la elección del tipo de equipo, influyen fundamentalmente la naturaleza del proceso y la escala de producción, el grado de mecanización y las posibilidades financieras de la empresa.
Se entiende por proceso de producción las diferentes etapas que se cumplen desde la recepción de la materia prima hasta la salida de los artículos terminados, por lo que, para la elección del proceso óptimo, se debe seleccionar una de las alternativas del proceso que asegure la máxima comodidad, velocidad y regularidad en la transformación de materiales y en su transporte interno.
Por ello es conveniente representar en un diagrama de flujo, los diferentes caminos que debe recorrer el material, porque de esa manera, visualizando el diagrama, podemos advertir más fácilmente las ventajas y las carencias de cada proceso.
En cuanto a la escala de producción, hay un principio que es la ley de los rendimientos decrecientes, que tiene una considerable gravitación sobre el proceso productivo. Lo que nos indica esta ley es que, si se mantiene fijo un factor de la producción mientras se aumenta la participación de otro, el volumen de la producción obtenida no se acrecienta en la misma proporción, llegando a un momento en que el producto adicional decrece, hasta hacerse negativo. Por ejemplo, añadir un trabajador a una cadena de montaje puede ayudar a aumentar la producción total al reducirse los tiempos muertos. Sin embargo, si se incorpora un trabajador más puede que la producción total no aumente tanto como al añadir el primero, o puede incluso que ni siquiera la incremente. La ley de rendimientos decrecientes no significa rendimientos negativos (una disminución de la producción total) aunque con el tiempo, si el crecimiento de la producción total es cada vez menor, puede terminar provocando una disminución de esta.
El grado de mecanización constituye otro elemento fundamental en la elección del tipo de equipo. La automatización es el sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo dichas tareas, y para controlar la sucesión ordenada de las operaciones sin intervención humana. Cuando se describen sistemas no destinados a la fabricación, sino sistemas en los que dispositivos programados o automáticos pueden funcionar de forma independiente o semi independiente del control humano, también se utiliza el término automatización. Cada vez son más las industrias muy automatizadas, o que utilizan tecnología de automatización en alguna etapa de sus actividades. Resulta lógico que, en cualquier emprendimiento se considere la automatización, como un elemento de reducción de costos.
Hay un aspecto a considerar referente a los equipos y es que, en la medida que el tiempo transcurre, estos experimentan una pérdida de valor denominada depreciación. La depreciación obedece a razones físicas (por su habitual uso, por deterioro provocado por la acción de los elementos), económicas  (el límite de la vida útil para un equipo, dado por el momento en que los gastos de reparación hacen anti-económica su utilización) y tecnológicas (introducción de nuevas y mejores máquinas y métodos de producción).
Corresponde también, considerar el agotamiento. Este representa una pérdida de valor del capital de la explotación, causada por la extinción de la fuente productora de las materias primas, las que se van empobreciendo sin dar lugar a una sustitución o reparación. La constatación contable de la depreciación y agotamiento tiene gran importancia para la instalación de la empresa,  ya que, cuando su incidencia es excesiva, la empresa no puede tener una utilidad satisfactoria.


  • El capital necesario:


Para poder estimar la inversión, indispensablemente se debe calcular el capital fijo y el capital circulante.
El capital fijo se representa por el valor monetario de todos aquellos bienes del activo, que denominamos bienes de uso, que no son motivo de transacciones corrientes. Es decir, no se tiene la intención de vender, sino que se emplean en la operación del negocio, por lo que son de naturaleza relativamente permanente en el mismo.
Constituye el capital circulante el valor monetario de los bienes y demás erogaciones que necesita la empresa para atender sus operaciones, ya sean de producción o administración.


  • La rentabilidad:


Las necesidades de capital nos están determinando el costo del proyecto y una vez hecho esto, es posible plantearse cuáles son las perspectivas de rentabilidad comercial.
Las ganancias resultan de la diferencia entre los ingresos y los costos. Los ingresos dependen del volumen de ventas y del precio que puede obtenerse en la reventa de los bienes o por el producto.
En todo proyecto es necesario decidir el volumen de las ventas que es probable que se haga y para ello se debe considerar una serie de elementos que influyen el mismo:
1. La capacidad de producción de la fábrica.
2. La calidad del producto.
3. El tamaño potencial del mercado.
4. La competencia.
5. El precio pedido por el producto.
El considerar el precio del producto, lleva a determinar el concepto de elasticidad de la demanda, ya que de ella, entre otras cosas, depende el mismo. Se dice que la demanda de un producto es más elástica cuanto más rápidamente aumentan las ventas de un producto en respuesta a las reducciones de precio, o decrecen las primeras ante los aumentos de estos.
En un emprendimiento, se puede determinar la conveniencia de la rebaja del precio para introducir un producto o una nueva marca, a los efectos de vencer la resistencia que se puede ocasionar por parte del consumidor que lo desconoce o para compensar, si existe, la diferencia de calidad.


  • El financiamiento:


Generalmente, el problema del financiamiento se debe considerar simultáneamente con todas las etapas requeridas y no después, debido a que este problema está muy relacionado con la organización de la nueva empresa, la determinación del tamaño y equipo, el capital necesario y hasta la posibilidad de obtener una buena rentabilidad.
Entre las distintas fuentes de recursos destacamos:
i. El auto-financiamiento.
ii. La colocación de acciones.
iii. La obtención de préstamos.


  • La evaluación y presentación del proyecto
Es posible que se de la circunstancia, de que el proyecto del emprendimiento, tenga que evaluarse para responder a las inquietudes de los propios emprendedores o de los posibles inversionistas. Esta evaluación puede ser enfocada de distintas maneras, en función de el o los aspectos dele proyecto que se desea evaluar, por lo que la evaluación puede ser hecha desde el punto de vista técnico, económico,etc.

Fuente: "Administración y Contabilidad".Tomo 1: La empresa. Insp. Julio Amaro. Edit. monteverde. Edición 2008. Impreso en Uruguay. Páginas:16-33



La organización:

La Administración y la Contabilidad ejercen su actividad, se desarrollan, tienen como campo de acción a la Economía, ciencia social. Recordemos que hay una distinción bien definida entre Ciencias de la naturaleza o Ciencias físicas y Ciencias humanas o sociales. Las primeras tratan de las relaciones existentes entre las cosas y entre los fenómenos de la naturaleza. Las segundas conciernen al hombre, a sus acciones y a sus relaciones con las cosas y los demás hombres, y la Economía es una de ellas ya que, es un estudio de la humanidad en los quehaceres cotidianos de la vida.
Alfred Marshall escribe "La Economía examina aquella parte de la actividad individual y social que está esencialmente consagrada a alcanzar y utilizar las condiciones materiales del bienestar".
El individuo persigue el bienestar y para ello debe satisfacer necesidades.
Todo ser humano tiene necesidades, es decir, deseos de disponer de medios capaces de provocar y acrecentar las sensaciones agradables y aptas para prevenir o hacer cesar las sensaciones desagradables.
Serían necesidades del hombre la alimentación, la vivienda, la vestimenta (denominadas necesidades primarias o elementales) y todas aquellas que le provoquen una sensación agradable.
Para satisfacerlas el individuo debe obtener recursos, los que provendrán del trabajo, de un capital o de una combinación de ambos.
El trabajo es la fuente originaria de los recursos y lo podemos definir como el arrendamiento de servicios a cambio de una remuneración, ya sea en una relación de dependencia o ejerciendo una profesión liberal.
El capital se origina en la medida que podamos retener recursos (ahorro) para que estos generen, a su vez, nuevos recursos en los que llamamos inversión (depósitos bancarios, compra de propiedades para alquilar, compra de acciones o letras de tesorería, etc.)
Ahora bien, los recursos de que dispone el hombre para satisfacer sus necesidades son LIMITADOS, vive un mundo de escasez. Los recursos de que dispone, o son insuficientes para un momento dado o están mal repartidos en el espacio. Incluso poseyendo fuentes de riquezas abundantes, el hombre se hallaría limitado por el tiempo.
Por otra parte las necesidades aumentan y se diversifican sin cesar porque el hombre tiene una infinita capacidad de deseo, porque descubre sin cesar nuevos objetivos y porque la vida de sus semejantes le ofrece motivos de imitación y emulación siempre renovados.
Esto constituye el "problema económico": con recursos limitados satisfacer necesidades ilimitadas. Evidentemente no tiene solución.
Ante ello el hombre, falto de recursos para satisfacer todas sus necesidades, debe efectuar elecciones. Así, ordena sus necesidades según un orden de prioridades decrecientes, tenderá a satisfacer primero aquellas que él considera más importantes, con lo que quedarán al final sin satisfacer o satisfechas parcialmente las que considera de una importancia menor.
El orden dependerá de cada individuo, ya que las necesidades económicas son eminentemente subjetivas, cada uno decide si existe para él una necesidad y en qué medida dicha necesidad existe, esta varía de un individuo a otro. Además esa subjetividad determina que las necesidades de alguna forma, sean manejables o gobernables, a diferencia de aquellas objetivas como la noción fisiológica de necesidad, que expresa por ejemplo el número de calorías que el hombre necesita para vivir.
Llegamos entonces a que el individuo debe comenzar a gobernar o manejar los recursos a los efectos de orientarlos hacia la satisfacción de necesidades, las que ha ordenado y también, en cierta forma, maneja.
Hay necesidades a satisfacer que el hombre no puede lograr en forma individual. El hombre siempre ha sentido que, para un mejor logro de su bienestar, es conveniente su integración con otros individuos formando grupos ya que esto le proporciona ventajas desde el punto de vista económico, cultural, sanitario, de protección, etc.
Son estas agrupaciones de individuos las que constituyen las organizaciones, cuyos objetivos son la resultante de los objetivos particulares de cada integrante, a las que podemos definir como:
Sistema social formado por individuos o grupos de individuos que desean lograr determinados objetivos, para lo cual deben realizar actividades coordinadas y utilizan los recursos para ello.
Definimos la organización como un sistema social formado por individuos o grupos de individuos inmersos en una dinámica propia. Estos individuos realizan actividades coordinadas, es decir se interrelacionan y deben disponer y utilizar recursos materiales y humanos. En definitiva, el grupo de personas que forman la organización fija los objetivos que desea lograr, utiliza los recursos, coordina las actividades, para lo cual deb4erá crear una estructura y considerar el entorno de la misma.


De lo anterior, se desprende que, en cualquier organización existen los siguientes elementos:
a. Recursos humanos: Es el grupo de individuos que han contribuido a su formación, es decir las personas o grupos de personas que trabajan en la organización y se relacionan entre sí aportando su esfuerzo físico y/o intelectual (ideas, conocimientos, etc.)
b. Objetivos básicos: Están constituidos por los fines hacia los que se encamina la actividad de la organización. En un club deportivo, el objetivo básico es la práctica del deporte, fútbol por ejemplo.
c. Determinadas metas derivadas de esos objetivos: Las metas están constituidos por los fines específicos. En nuestro ejemplo: la participación en un campeonato.
d. Actividad ejercida para el logro de las metas y objetivos: puede estar a cargo de integrantes de la organización o de terceros y es la actividad que nos va a proporcionar información, elemento fundamental para la toma de decisiones.
e. Recursos materiales: Son necesarios para el logro de los fines que, pueden ser tanto físicos (materias primas, inmuebles,etc.), naturales (combustibles, energía eléctrica, etc.) o financieros (dinero, bonos, préstamos, etc.).


Esto hace que, según los objetivos que se fijen, exista una gran variedad de organizaciones. La familia, constituye una organización. Allí tenemos al grupo de individuos que la forman: abuelos, padres, hijos, tíos, etc., con el objetivo básico de lograr el bienestar familiar, sobre la base de metas como la adquisición de la casa propia o su acondicionamiento teniendo como actividad el trabajo de los integrantes, lo que permite obtener los recursos necesarios para el logero de los fines.De igual forma, un hospital, un club, un banco, una fábrica, entre otros forman una organización.




  • Clasificación:


 La clasificación de las organizaciones es muy amplia, dependiendo de las características que se consideren de las mismas.


Finalidad que persiguen:
Sin fines de lucro: La finalidad es brindar un servicio a sus integrantes. Por ejemplo: deportivas, culturales, religiosas, de beneficencia.
Con fines de lucro: La finalidad es el lucro, la obtención de ganancias. Por ejemplo: comerciales, industriales, financieras, de servicio (empresas).


Actividad que desarrollan:
De producción: Actividad consistente en combinar los factores naturales y el capital técnico con el trabajo, a fin de obtener bienes y servicios destinados a ser consumidos. Ejemplo: Agrícolas, mineras, industriales.
Comerciales: Actividad por la que los individuos se abastecen mutuamente de los bienes y servicios capaces de satisfacer sus respectivas necesidades. Ejemplo: Supermercados, carnicerías, farmacias.
De servicios: Actividad destinada a cuidar intereses o satisfacer necesidades del púbico o de alguna entidad oficial o privada. Ejemplo: bancos, seguros, transporte. 


Cantidad de propietarios:
Unipersonales: Un solo dueño.
Pluripersonales o societarias: Varios dueños que forman una sociedad.


Composición del capital:
Públicas: El capital es aportado por el Estado.
Privadas: El capital es aportado por particulares.
Mixtas: El capital es aportado por particulares y el Estado en forma conjunta. 


La división del trabajo:
Simples: El propietario concentra gran cantidad de roles y actividades.
Complejas: Las tareas se reparten entre varias personas lo que hace que exista una clara división del trabajo.


Procedencia:
Nacionales 

Internacionales


Cantidad de empleados:
Microempresa
Pequeña empresa
Mediana empresa
Gran empresa
Multinacionales. 


Fuente: "Administración y Contabilidad" Insp. Julio Amaro. Tomo 1: La empresa. Páginas: 9-14